Sekretarką być

Trudno dziś uwierzyć, iż do końca XIX wieku sekretariat stanowił domenę mężczyzn. Dopiero wojna secesyjna w Ameryce i deficyt panów na stanowiskach sekretarskich stały się bezpośrednimi przyczynami pojawienia się kobiet w biurach.

Wydarzenia te zbiegły się z wynalezieniem maszyny do pisania. Na początku walki o równouprawnienie mówiło się, że to właśnie wynalazek Remingtona wyzwolił kobiety. Obecnie funkcja prowadzenia sekretariatu kojarzona jest niemal wyłącznie z obecnością pań.

Reklama

Na barkach sekretarek spoczywa prowadzenie dokumentacji zakładu pracy, instytucji czy przedsiębiorstwa i - co nie mniej ważne - odciążenie szefa i wszystkich pracowników od zajęć administracyjnych. Tym samym sekretarki w istotnym stopniu wpływają na podniesienie jakości pracy całej firmy.

Osoby, które wiążą swoją przyszłość ze stanowiskiem sekretarki czy asystentki powinny zadbać o właściwy wybór szkoły średniej, policealnej lub uczelni wyższej. Adekwatne wykształcenie jest istotnym atutem osoby poszukującej pracy na tym stanowisku. Na rynku istnieje wiele szkół (zarówno publicznych, jak i prywatnych), specjalnych wydziałów czy katedr, które przygotowują do pracy w sekretariacie. Dokonując wyboru pomiędzy nimi, warto zwrócić uwagę na to, czy w programie kształcenia są takie elementy, jak: nauka maszynopisania, stenografii, języków obcych czy techniki pracy biurowej. Ważna jest także na tym stanowisku podstawowa wiedza z zakresu organizacji pracy, ekonomii, socjologii i psychologii.

Jedną z podstawowych kompetencji sekretarki są umiejętności komunikacyjne. Środowisko pracy sekretariatu nie obejmuje wyłącznie przełożonego i współpracowników, ale również interesantów, klientów i gości. Krąg ten poszerza się znacznie, jeśli uwzględnimy kontakty utrzymywane za pośrednictwem telefonu i korespondencji. Sekretarka porozumiewająca się płynną i poprawną polszczyzną jest cennym pracownikiem, a jej umiejętności mogą być wykorzystywane do przygotowywania różnego rodzaju notatek, artykułów, sprawozdań ze spotkań czy konferencji.

Funkcje sekretariatu można ująć w następujący sposób:
• Sekretariat jest "wizytówką" każdej instytucji, stąd nie może w nim zabraknąć uprzejmości i życzliwości, poszanowania cudzego czasu i umiejętności prowadzenia rozmów. W pracy sekretariatu doniosłą rolę odgrywa umiejętność współżycia i współdziałania. Z drugiej strony, od pracowników sekretariatu wymaga się rzetelnej wiedzy o zakresie działalności firmy, jej możliwościach i potrzebach. Informacje te są niezbędne w kontaktach telefonicznych lub bezpośrednich z interesantami danej instytucji. Funkcja "wizytówki firmy" wymaga także od sekretarki doboru właściwego stroju biznesowego;
• Sekretariat można też określić mianem "filtra" zakładu pracy, chroni bowiem czas zatrudnionych w firmie osób z szefem na czele. Sekretarka w taktowny sposób ogranicza zbędne kontakty, udzielając interesantom najważniejszych informacji i samodzielnie decydując, czy i kiedy skierować interesanta do kompetentnego pracownika.

Dowiedz się więcej na temat: sekretarka | umiejętności | firmy | sekretariat

Reklama

Najlepsze tematy

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Rekomendacje