Reklama

Sekretarką być

Wydarzenia te zbiegły się z wynalezieniem maszyny do pisania. Na początku walki o równouprawnienie mówiło się, że to właśnie wynalazek Remingtona wyzwolił kobiety. Obecnie funkcja prowadzenia sekretariatu kojarzona jest niemal wyłącznie z obecnością pań.

Na barkach sekretarek spoczywa prowadzenie dokumentacji zakładu pracy, instytucji czy przedsiębiorstwa i - co nie mniej ważne - odciążenie szefa i wszystkich pracowników od zajęć administracyjnych. Tym samym sekretarki w istotnym stopniu wpływają na podniesienie jakości pracy całej firmy.

Reklama

Osoby, które wiążą swoją przyszłość ze stanowiskiem sekretarki czy asystentki powinny zadbać o właściwy wybór szkoły średniej, policealnej lub uczelni wyższej. Adekwatne wykształcenie jest istotnym atutem osoby poszukującej pracy na tym stanowisku. Na rynku istnieje wiele szkół (zarówno publicznych, jak i prywatnych), specjalnych wydziałów czy katedr, które przygotowują do pracy w sekretariacie. Dokonując wyboru pomiędzy nimi, warto zwrócić uwagę na to, czy w programie kształcenia są takie elementy, jak: nauka maszynopisania, stenografii, języków obcych czy techniki pracy biurowej. Ważna jest także na tym stanowisku podstawowa wiedza z zakresu organizacji pracy, ekonomii, socjologii i psychologii.

Jedną z podstawowych kompetencji sekretarki są umiejętności komunikacyjne. Środowisko pracy sekretariatu nie obejmuje wyłącznie przełożonego i współpracowników, ale również interesantów, klientów i gości. Krąg ten poszerza się znacznie, jeśli uwzględnimy kontakty utrzymywane za pośrednictwem telefonu i korespondencji. Sekretarka porozumiewająca się płynną i poprawną polszczyzną jest cennym pracownikiem, a jej umiejętności mogą być wykorzystywane do przygotowywania różnego rodzaju notatek, artykułów, sprawozdań ze spotkań czy konferencji.

Funkcje sekretariatu można ująć w następujący sposób:
• Sekretariat jest "wizytówką" każdej instytucji, stąd nie może w nim zabraknąć uprzejmości i życzliwości, poszanowania cudzego czasu i umiejętności prowadzenia rozmów. W pracy sekretariatu doniosłą rolę odgrywa umiejętność współżycia i współdziałania. Z drugiej strony, od pracowników sekretariatu wymaga się rzetelnej wiedzy o zakresie działalności firmy, jej możliwościach i potrzebach. Informacje te są niezbędne w kontaktach telefonicznych lub bezpośrednich z interesantami danej instytucji. Funkcja "wizytówki firmy" wymaga także od sekretarki doboru właściwego stroju biznesowego;
• Sekretariat można też określić mianem "filtra" zakładu pracy, chroni bowiem czas zatrudnionych w firmie osób z szefem na czele. Sekretarka w taktowny sposób ogranicza zbędne kontakty, udzielając interesantom najważniejszych informacji i samodzielnie decydując, czy i kiedy skierować interesanta do kompetentnego pracownika.

Sekretariaty firm i instytucji różnią się między sobą. W większości przypadków praca sekretarek polega jednak na prowadzeniu kartotek, rejestrowaniu, segregowaniu i przechowywaniu akt, sporządzaniu maszynopisów, wykonywaniu tłumaczeń oraz obsłudze środków łączności: komputerów, faksów i telefonów. Sekretarka spełnia zatem różnorakie role. Bywa telefonistką i tłumaczką, przyjmuje interesantów, rozdziela korespondencję i wykonuje wiele innych czynności. Jej zajęcia można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej należą powtarzające się czynności administracyjne, do drugiej zaś te, które wynikają z działalności instytucji i pozwalają na samodzielne podejmowanie decyzji dzięki posiadanym kompetencjom.

Kariera każdej sekretarki rozpoczyna się od wykonywania prostych, rutynowych prac biurowych. Są one nierozłącznie związane z prowadzeniem sekretariatu. Zadania te mogą budzić czasem znudzenie, jednak stanowią one doskonały trening i wstęp do bardziej skomplikowanych i odpowiedzialnych zadań. Stopniowo osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki zaczyna przejmować obowiązki, które wymagają dodatkowych umiejętności i kwalifikacji. W zależności od predyspozycji i zainteresowań, stanowisko sekretarki może być traktowane jako docelowy etap w karierze lub też być punktem wyjścia do awansu na wyższe stanowisko w pionie administracyjnym, np. asystentki czy kierownika biura (office managera) lub na stanowisko specjalistyczne w innym dziale.

Rozwój zawodowy personelu administracyjnego jest w dużym stopniu uzależniony od postawy przejawianej wobec danej instytucji jako pracodawcy. Istotne jest zaangażowanie w funkcjonowanie firmy, skuteczne radzenie sobie z odpowiedzialnymi zadaniami i inicjatywa przejawiająca się chociażby w podejściu do nowoczesnych urządzeń czy metod pracy. Dbające o rozwój zawodowy sekretarki poszerzają i uzupełniają swoje wykształcenie zarówno drogą samodzielnej i aktywnej pracy, jak również poprzez uczestnictwo w profesjonalnych szkoleniach i warsztatach. Jest to jedyna metoda aktywnego budowania swojej kariery zawodowej w czasach, gdy systematyczne poszerzanie własnych horyzontów myślowych jest absolutną koniecznością.

Tekst pochodzi z serwisu praca

Odwiedź też dział praca

HRK
Dowiedz się więcej na temat: sekretarka | umiejętności | firmy
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy