Pokonaj złodziei swojego czasu!

Szef żąda dokumentów, a koleżanka dopytuje o obiecany kosztorys. Masz wrażenie, że za chwilą popadniesz w obłęd. Nie wiesz, od czego zacząć, na czym się skupić.

I zamiast zabrać się do pracy, idziesz robić kolejną kawę. Jesteś coraz bardziej zła na siebie i sfrustrowana: obiecałaś sobie, że w tym tygodniu lepiej się zorganizujesz.

Wszystko wskazuje na to, że po raz kolejny zostaniesz w pracy dłużej. A szef wcale nie patrzy przychylnym okiem na tych, którzy przesiadują po godzinach. Oznacza to bowiem, że są mało efektywni.

Według badań, aż 60 proc. z nas przyznaje się do marnowania czasu w pracy. Dlatego warto skorzystać z porad fachowców i zacząć dobrze zarządzać swoim czasem w biurze. To nie jest trudne.

Dokładnie prześwietl swój dzień

Sprawdź, na co marnujesz najwięcej czasu. Poświęć na to trzy dni. Weź kartkę i podziel ją na trzy kolumny: czynność, czas od-do, uwagi.

Notuj wszystkie kolejne zajęcia (z dokładnością do 5-10 minut): rozmowy, spotkania, telefony, pracę nad dokumentami, posiłki. Następnie wszystko dokładnie przeanalizuj.

Zobacz, które czynności się przeciągnęły i dlaczego, jakie były efekty pracy i ile razy przerwano ci pracę. To co uświadomi, jak wiele czasu marnujesz na niepotrzebne czynności i co możesz zrobić, by to zmienić.

34 proc. pracowników marnuje czas w pracy, serfując po internecie. Głównie czytając bieżące informacje, rozmawiając na czatach lub... szukając innej pracy.

Zapanuj nad chaosem

Bałagan w miejscu pracy powoduje, że nie możesz się skoncentrować na tym, co robisz. Twój mózg odbiera za wiele bodźców, a ty jesteś podenerwowana.

Segreguj dokumenty

Opracuj sobie swój własny system dzielenia dokumentów. Mogą to być teczki oznaczone odpowiednimi kolorami albo odpowiednie przegródki w szufladzie. Te najważniejsze i bieżące papiery trzymaj na wierzchu albo np. na specjalnej półce. Codziennie przed wyjściem z pracy uporządkuj bieżące papiery, a raz w miesiącu zrób generalne porządki i wyrzuć te nieważne.

Usuń wszystko, co niepotrzebne

Miło jest mieć na biurku zdjęcie rodziny, ale... to cię rozprasza. Dlatego trzymaj na nim tylko to, co niezbędne. Długopisy w pojemniku, papiery w segregatorach, itd. Niech twoje miejsce pracy będzie jak stanowisko dowodzenia. Wszystko, co potrzebne, powinno być pod ręką. Zamiast przyklejać wszędzie żółte karteczki, notuj w zeszycie.

Usuń "przeszkadzaczy"

Nic tak nie odciąga nas od pracy jak dzwoniący wciąż telefon, zagadujący koledzy czy przychodzące maile, które natychmiast musisz przeczytać. Dlatego jeśli możesz sobie na to pozwolić, od czasu do czasu wyłączaj dzwonek w telefonie, gdy robisz coś naprawdę ważnego.

Zapanuj nad pocztą

Przede wszystkim wyłącz powiadamianie. Nic tak nie rozprasza, jak migająca na monitorze koperta. Wyznacz sobie godzinę w ciągu dnia, podczas której odpowiesz na maile i zajmiesz się papierową korespondencją. Przeglądając pocztę, odpowiadaj od razu, a niepotrzebne wiadomości kasuj.

Proś o pomoc

Na pewno wydaje ci się, że wszystko sama zrobisz najlepiej. Ale to złudne. Nie wstydź się poprosić o radę bardziej doświadczonych kolegów. (np. jeśli koleżanka pisała pismo podobne do tego, z którym ty będziesz się męczyć pierwszy raz). Uczenie się na własnych błędach jest metodą skuteczną, ale czasochłonną.

Planuj i wykreślaj

Dlaczego czas przecieka ci przez palce? Bo nie umiesz rozróżnić rzeczy ważnych od ważniejszych. Dostajesz zadania i zaczynasz robić kilka rzeczy naraz.

W ten sposób nic nie zostaje zrobione do końca, a ty masz wrażenie chaosu. A w takich warunkach potrafi pracować niewiele osób. Dlatego zacznij wyznaczać sobie cele na kolejne dni. Wszystko, co masz zrobić na bieżąco, zapisuj, najlepiej w specjalnym zeszycie. Na 20 minut przed wyjściem z pracy przejrzyj notatki.

Zobacz, co udało ci się zrealizować, a co musi "przejść" na jutro. Sprawy załatwione wykreśl. Na oddzielnej kartce zrób plan na następny dzień. Na czerwono oznacz te najpilniejsze.

Staraj się skończyć to, co zaczęłaś, zanim zaczniesz robić coś nowego. Szybko zorientujesz się, że dzięki tej prostej metodzie coraz skuteczniej panujesz nad sytuacją.

20 proc. pracujących osób przyznaje, że zamiast zajmować się obowiązkami służbowymi, poświęca mnóstwo czasu na prywatne rozmowy ze swoimi współpracownikami. 40 proc. pracowników przyznaje się do gubienia dokumentów, a na ich szukaniu spędza 150 godzin rocznie.