Reklama

Zostań królową sekretariatu!

Słowo "sekretarka" pochodzi od łacińskiego słowa "secretum", czyli tajemnica oraz "secretarius" - ten, któremu powierza się tajemnice.

Choć wokół posady sekretarki i asystentki narosło wiele stereotypów (długonogiej, niezbyt rozgarniętej blondynki, czy wręcz przeciwnie - starszej, opryskliwej kobiety, od której humoru zależy "być albo nie być"studenta pierwszego roku), praca w sekretariacie może być naprawdę ciekawym doświadczeniem zawodowym.

Zwłaszcza dla osób, które dopiero szukają swojego miejsca na rynku pracy - mogą odbyć staż lub praktykę w sekretariacie dużej firmy i później pochwalić się tym faktem w swoim CV, zwiększając szanse na zatrudnienie.

Reklama

Co powinnaś więc wiedzieć, zanim zdecydujesz się aplikować na to stanowisko?

Po pierwsze - wykształcenie

Jeszcze całkiem niedawno, pracodawcy nie stawiali konkretnych wymagań, jeśli chodzi o wykształcenie kandydatki na sekretarkę. W większości przypadków wystarczała matura oraz umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych.

Dziś, gdy przybywa kierunków kształcenia policealnego i studiów licencjackich, bez trudu można znaleźć szkołę, która zaoferuje profesjonalne przygotowanie dla sekretarki. W programie nauczania większości z nich są m.in. zajęcia z marketingu, prawa, ekonomii, zarządzania, a nawet... etykiety biznesowej, czyli firmowego savoir-vivre'u i oczywiście - nauka języków obcych.

Jeśli chcesz otrzymać stosowne zaświadczenie, że jesteś "sekretarką kwalifikowaną", oczywiście możesz skorzystać z takiej edukacyjnej oferty.

Z reguły jednak twój przyszły szef, bardziej niż dyplomy i certyfikaty, doceni to, jak radzisz sobie w biurowej praktyce. Warto także wiedzieć, że łaskawszym okiem spojrzy np. na studentkę III roku ekonomii renomowanej uczelni, niż na absolwentkę rocznego studium w prywatnej szkole.

Po drugie - umiejętności

W dobie unijnej integracji i międzynarodowej współpracy, nie można zostać sekretarką, bez dobrej znajomości języków obcych. Podstawą jest oczywiście angielski, ale coraz więcej firm wymaga jeszcze dodatkowo drugiego języka - zwykle niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego lub włoskiego i - coraz częściej - rosyjskiego. Stąd wniosek, że w zawodzie doskonale poradzą sobie absolwentki filologii.

Sekretarka musi umieć odebrać i wysłać faks, obsługiwać kserokopiarkę, komputer z drukarką czy nowoczesny... ekspres do kawy. Jeśli wcześniej twoje doświadczenia z niektórymi urządzeniami były raczej mizerne, przed rozmową kwalifikacyjną spróbuj je oswoić, korzystając z pomocy osób "wtajemniczonych",np. po godzinach w jakiejś zaprzyjaźnionej firmie.

Oprócz tego - niezbędna jest umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze, perfekcyjna znajomość pakietu Office, a w niektórych firmach - także programów graficznych. Dobrze jest też znać chociaż podstawowe zasady biznesowej korespondencji i archiwizacji dokumentów - zarówno papierowych, jak i elektronicznych.

Po trzecie - cechy charakteru

Nie jest przesadą stwierdzenie, że sekretariat jest wizytówką firmy. Zanim ktoś trafi przed oblicze dyrektora, czy prezesa, rozmawia z sekretarką, która informuje szefa o jego przybyciu.

Dlatego w tym zawodzie niezbędna jest umiejętność takiego kierowania firmowym "ruchem", by wizyty nie kolidowały z obowiązkami szefa, a jednocześnie - by gość - np. klient, czy reprezentant firmy współpracującej, w żadnym momencie nie poczuł, że został zlekceważony.

Na pewno przyda się tu asertywność, a zwłaszcza - umiejętność asertywnego odmawiania i umiejętności iście dyplomatyczne!

Sekretarka jest wtedy kimś w rodzaju rzecznika prasowego - musi umieć konsekwentnie stanąć po stronie pracodawcy, jak również formułować żądania i odmawiać w jego imieniu.

Praca w sekretariacie chwilami przypomina kierowanie rozpędzonym pociągiem, zwłaszcza, gdy jakieś przedsięwzięcie trzeba zrealizować w nieprzekraczalnym terminie.

Nie bez znaczenia jest więc odporność na stres i kreatywność, czyli sztuka znajdywania rozwiązania w najbardziej kryzysowej sytuacji, a także perfekcyjne wręcz zarządzanie własnym czasem.

Jeśli chodzi o wygląd kandydatki, największe szanse mają panie, które potrafią ubrać się z klasą. Nawet jeśli jesteś bardzo ładna, nie powinnaś tracić czasu, odpowiadając na ogłoszenia o pracę, w których uroda i młody wiek wydają się być sprawą priorytetową.

Chociaż zawód sekretarki bywa trywializowany, jeśli się na niego zdecydujesz, pamiętaj o tym, że jesteś bardzo ważną osobą dla firmy. Od twojej wiedzy i umiejętności w bardzo dużym stopniu zależy jej sukces!

Na koniec - dobra wiadomość - na sekretarki nie ma "mody"- zawsze będą poszukiwane i potrzebne, możesz więc wybierać w ogłoszeniach o pracę, by znaleźć naprawdę ciekawą propozycję.

Wszystkim obecnym i przyszłym sekretarkom, z okazji ich święta, życzymy, by telefon dzwonił rzadko, papier i tusz w drukarce nigdy się nie kończyły, a pan prezes był zawsze w doskonałym humorze!

Joanna Dolna

INTERIA.PL
Dowiedz się więcej na temat: umiejętności | umiejętność | firmy | sekretarka
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy