Zaoszczędź godzinę dziennie
Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku, a można zredukować czas ich poszukiwania o połowę. Jak obliczyli specjaliści firmy Esselte, odpowiednio segregując dokumenty możesz zaoszczędzić nawet godzinę pracy dziennie.
Zredukuj czas poszukiwania dokumentu i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach.
Możesz włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.
Rada II
Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy: otwarte półki na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej.
Rada III
Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Idealnym rozwiązaniem do oznaczania aktualnie używanych dokumentów są klipsy z indeksem. Wystarczy dokumenty spiąć kolorowym (czerwonym, niebieskim lub żółtym) klipsem, który można odpowiednio opisać, a gdy potrzebujemy go do innych celów, to wykonany długopisem kulkowym napis można z łatwością zmazać zwykłą plastikową gumką. Dokumenty opisane w ten sposób również możemy przechowywać w stojących pojemnikach.
Rada IV
Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.
