Telefon i dobre maniery

Jakie są zasady dotyczące grzecznego telefonowania - przeczytaj we fragmencie książki Wojciecha S. Wocława "Savoir-vivre, czyli jak ułatwić sobie życie":Nawiązywanie połączeń. Przyjmuje się, że dzwonimy do siebie między godziną 9.00 a 22.00, zaś w sprawach służbowych w godzinach pracy (umownie 9.00-18.00). Zasady te tracą ważność, jeżeli ustaliliśmy z kimś inne.

Jeżeli do kogoś dzwonimy - przedstawmy się. Nie powinniśmy rozpoczynać rozmowy od słów: "Czy rozmawiam z Janem Kowalskim?". Powinniśmy raczej postąpić w ten sposób: "Dzień dobry. Nazywam się Zbigniew Nowak. Czy dodzwoniłem się do pana Jana Kowalskiego?". To szczególnie uzasadnione w sytuacjach zawodowych, gdy wiemy, że telefon służbowy jest przyporządkowany nie do konkretnej osoby, ale do konkretnego stanowiska. Jeżeli odbieramy nasz prywatny telefon, nie musimy się przedstawiać. Ostatecznie osoba, która wybrała nasz numer, powinna wiedzieć, do kogo dzwoni.

Telefonowanie w miejscach publicznych. Pamiętajmy, że w tramwaju czy sklepie nie jesteśmy sami. Lepiej więc unikać rozmów telefonicznych w takich miejscach. Po pierwsze, nie należy skazywać współpasażerów (na przykład w przedziale pociągu) na wysłuchiwanie naszych prywatnych historii. Mogą przecież chcieć poczytać lub po prostu pobyć w ciszy. Nie wspominam już o odbieraniu telefonu na przykład podczas koncertu... Po drugie, wiele naszych rozmów, szczególnie tych zawodowych, dotyczy spraw poufnych. Każde nazwisko czy każdy fakt może tak naprawdę zdradzać informacje, które obejmuje tajemnica firmy. Z tego powodu w miejscach publicznych i sytuacjach oficjalnych lepiej telefonowanie ograniczyć do niezbędnego minimum. "Przepraszam, nie mogę teraz rozmawiać. Oddzwonię później" - każdy, kto zadzwoni do nas w nieodpowiednim momencie, zrozumie nasze położenie, jeśli go o tej sytuacji poinformujemy. Nie trzeba się bać, że nasz rozmówca się obrazi - oczywiście, o ile zgodnie z obietnicą oddzwonimy w wolnej chwili.

Dzwonek i jego głośność. Rodzaj dzwonka powinien być dostosowany do naszej pracy i pozycji społecznej. Proszę sobie wyobrazić szefa dużej firmy, którego telefon odzywa się refrenem znanej piosenki: "Jesteś szalona, mówię ci...". Chyba nie potraktowalibyśmy tego jako przykładu profesjonalizmu. Zwróćmy również uwagę na głośność naszego dzwonka. Jeśli pracujemy na przykład w biurze, a telefon komórkowy leży w zasięgu naszego wzroku, poziom głośności warto ograniczyć do minimum lub skorzystać wyłącznie z alarmu wibracyjnego. Współcześnie, szczególnie w wielkich miastach, żyjemy w nieustannym hałasie. Warto ograniczyć jego źródła. Za każdym razem, gdy znajdujemy się w sytuacjach oficjalnych, a więc w trakcie koncertu, w kościele, podczas przyjęcia czy rozmowy kwalifikacyjnej, powinniśmy maksymalnie wyciszyć dzwonek naszego telefonu lub włączyć alarm wibracyjny. To najlepsze rozwiązanie, gdy spodziewamy się ważnego telefonu. W każdym innym przypadku lepiej telefon wyłączyć. Po co sobie przeszkadzać, kiedy trzeba być skupionym lub gdy po prostu można w pełni oddać się przyjemności płynącej chociażby ze spotkania z przyjaciółmi.

Rozmowa. Kiedyś w poradnikach do savoir-vivre’u czas rozmowy regulowały względy ekonomiczne oraz dostępność telefonu. W czasach, gdy telefonowanie było drogie i gdy w domach znajdował się wyłącznie jeden aparat, którym dzielić musieli się wszyscy członkowie rodziny, należało wziąć pod uwagę i te aspekty. Dziś bardzo często mamy nieograniczone limity na połączenia komórkowe i stacjonarne, a co więcej, każdy ma swój telefon. Nie znaczy to oczywiście, że nasze rozmowy mogą ciągnąć się w nieskończoność. Oczywiście, czym innym jest rozmowa z przyjacielem, czym innym połączenie, które musimy wykonać, żeby załatwić konkretną sprawę. Dobrze zacząć od wymiany kilku uprzejmych zdań, by zaraz potem przejść do meritum. Na koniec rozmowy o interesach warto ją podsumować, powtórzyć wszystkie ustalenia (na przykład czas i miejsce spotkania), by mieć pewność, że o niczym nie zapomnieliśmy.

Ważny telefon. Zdarza się, że spodziewamy się bardzo ważnego telefonu (na przykład ze szpitala w sprawie stanu zdrowia kogoś bliskiego), ale w tym samym czasie musimy wziąć udział w spotkaniu, podczas którego powinniśmy wyłączyć telefon. W tym przypadku na samym początku należy poinformować szefa lub wszystkich zebranych o zaistniałej sytuacji i poprosić o pozwolenie opuszczenia spotkania w odpowiednim momencie. Dzięki temu na pewno będziemy mogli liczyć na wyrozumiałość.

Poczta głosowa. Jeśli korzystamy z poczty głosowej, powinniśmy zadbać o nagranie odpowiedniego komunikatu. Lepiej unikać zwrotów określających porę dnia - nie wiemy przecież, kiedy nasz rozmówca się nagra. "Jan Kowalski, nie mogę odebrać w tej chwili telefonu. Proszę zostawić wiadomość, a ja postaram się oddzwonić, jak tylko będzie to możliwe". Pamiętajmy, by dbać o higienę skrzynki pocztowej i kasować odsłuchane wiadomości. W przeciwnym razie uniemożliwimy nagrania kolejnym osobom. Jeśli sami nagrywamy się na pocztę głosową, zacznijmy od przedstawienia się. Możemy podać nasz numer telefonu, a także powtórzyć go pod koniec nagrania. W wielu wypadkach obecnie ta zasada traci na ważności. Często dzięki wciśnięciu odpowiedniego klawisza możemy wybrać bezpośrednie połączenie do kogoś, kto zostawił nam wiadomość. Pamiętajmy jednak, by ta była krótka i zwięzła.

Przerwane połączenie. Jeśli połączenie zostało z jakichś powodów zerwane, to osoba, która je zainicjowała, nawiązuje je po raz kolejny. Warto o tym pamiętać. Bardzo często w takiej sytuacji bowiem obie strony wybierają wzajemne numery i wciskają guzik "zadzwoń". W efekcie telefon po dwóch stronach jest zablokowany. Kończenie rozmowy Rozmowę kończy osoba, która ją zainicjowała. Jeżeli z jakiegoś powodu będziemy musieli zakończyć rozmowę wcześniej, powiedzmy o tym: "Przepraszam cię, muszę odebrać córkę ze szkoły". Wtedy zapewnijmy kogoś, że oddzwonimy, kiedy tylko będziemy mogli.

Fragment książki Wojciecha S. Wocława "Savoir-vivre, czyli jak ułatwić sobie życie". Wydawnictwo BOSZ. Premiera: listopad 2016 r.