Szczęście w zasięgu biurka

Polacy spędzają niemal dwa tysiące godzin rocznie w pracy. Dlatego to, jak się w niej czujemy jest niezwykle ważne. Zgrany zespół, satysfakcjonujące warunki, ciekawe projekty, ale też aranżacja biura. To elementy, które są na czele czynników determinujących nasze samopoczucie. Jak się okazuje, architektura przestrzeni czy możliwość zdalnego realizowania zadań, to elementy w dużej mierze decydujące o zadowoleniu pracowników.

Wysoki poziom stresu oraz świadomość upływającego czasu sprawiają, że coraz więcej osób (50%) dostrzega potrzebę zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (ang. work-life balance). Dotyczy to szczególnie osób w wieku 33 - 54 (53%).  Często odnieśli oni już sukces zawodowy i od pracy oczekują czegoś więcej.

- Pracownicy zdają sobie sprawę z rozbieżności między godzinami poświęconymi na pracę, a efektywnością. Jak wynika z badania Compass&Partners zaledwie 36% czasu spędzamy wydajnie. Nowe pokolenie jest tego świadome, dlatego woli wykonywać obowiązki zawodowe krócej, ale lepiej - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. - Jako wzór w tym przypadku mogą posłużyć firmy skandynawskie, które koncentrują się na wartości dodanej zadania, a nie ilości godzin poświęconych na jego realizację.

To, w jaki sposób biuro jest zaprojektowane, ma znaczący wpływ na jakość realizowanych zadań. Dowód? Drobiazgi takie jak odbicie światła w szybie bądź monitorze, potrafią skutecznie utrudnić wykonywaną pracę. Podobnie źle zaplanowana akustyka. Aranżacja przestrzeni umożliwiająca nieskrępowaną wymianę informacji działa na nas zarówno stymulująco, jak i deprymująco. Około 85% pracowników open space skarży się na trudności w koncentracji. Nic dziwnego. Średnio co 3 minuty ktoś lub coś w biurze odrywa nas od wykonywanej czynności. Powrót do pełnego skupienia może trwać nawet 25 minut. Brak możliwości skoncentrowania się na realizacji zadań powoduje, że wielu pracowników kończy projekty poza miejscem pracy: zarówno w domu, jak i w podróży. Często jest to nawet 50% ich czasu. Może warto zatem działać zdalnie? Ograniczając dojazdy oszczędzamy cenne minuty i pieniądze, zwiększa się nasza efektywność i elastyczność. Atrakcyjność tego rozwiązania powoduje, że ponad połowa pracowników zgodziłaby się na wynagrodzenie niższe o 20% w zamian za możliwość wykonywania swoich obowiązków w preferowanym przez nich terminie i miejscu.

W rzeczywistości, nie jest to jednak takie proste. Obecnie niemal połowa (40%) zatrudnionych na świecie wykonuje swoją pracę zdalnie, jednak większość z nich nie posiada w domu dostosowanej przestrzeni typu home office, korzystając z salonu, jadalni bądź kuchni. Przy tak podstawowych brakach, trudno oczekiwać inteligentnych i ergonomicznych rozwiązań, dodatkowo komponujących się estetycznie i kolorystycznie z wystrojem mieszkania.

- Wiele współczesnych zawodów bazuje na komunikacji internetowej, co pozwala na niemal nieograniczoną ilość miejsc do pracy. Mimo to tylko 3% Polaków prowadzi projekty zdalnie. Wiele zależy nie tylko od sposobu organizacji firmy, ale i od umiejętność zarządzania. Mierzenie efektywności zegarkiem odeszło do lamusa. Menedżerowie widzą, że największą wartością przedsiębiorstwa są pracownicy. A ci zadowoleni i zmotywowani, pracują po prostu lepiej - wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office. - Stworzenie w biurze przyjaznych przestrzeni może okazać się złotym środkiem, dzięki któremu pracownicy będą czuli się swobodnie, nie będąc równocześnie rozpraszanym przez własne cztery kąty. Firmy takie jak Google czy Facebook już stosujące te rozwiązania, stawiane są jako wzór pod względem projektowania, co może potwierdzać kierunek, w jakim zmienia się architektura przestrzeni. W naszych projektach wdrażamy ideę Smart Office - biura funkcjonalnego, dopasowanego do organizacji i przyjaznego jej pracownikom. Realizacje odzwierciedlają najnowsze trendy z branży łącząc celową aranżację stanowisk, tworzenie stref np. do pracy indywidualnej, projektowej, relaksu czy miejsc dedykowanych szybkim spotkaniom z ergonomią - rozwiązaniami sit and stand, modną kolorystyką oraz nowoczesną formą mebli. Z naszego doświadczenia wynika, że także małe biznesy kładą nacisk na tworzenie sprzyjającego środowiska biurowego.

Satysfakcja z miejsca pracy ma bardzo subiektywny charakter. To, co może rozpraszać jedną osobę, będzie pozytywnie wpływać na inną. Dlatego projektując miejsce pracy warto jasno określić jego cele, np. wspieranie kreatywności czy skupienia. Podczas planowania biura dobrze jest postawić na jego multifunkcjonalność. Wzorcowo zaprojektowana przestrzeń to taka, która dostosowana jest do potrzeb pracownika, które przecież ewoluują nie tylko w zależności od specyfiki prowadzonego projektu. Każdego dnia potrzebują oni przestrzeni o różnej dynamice: pobudzającej współpracę, sprzyjającej relaksowi, komunikacji czy koncentracji. Rozwiązania typu #Hush i Chillout stanowią alternatywę dla tradycyjnych sal konferencyjnych, focus room’ów czy stref chilloutu. Pozwalają na bardziej efektywne zagospodarowanie mniejszej powierzchni z możliwością przearanżowania jej bez ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych. Dzięki wykorzystaniu mebli, które nie mają przypisanej jednej funkcji, zarówno zadania wymagające ciszy, przeprowadzenie mini burzy mózgów, jak i odpoczynek, mogą odbywać się w  jednym, przystosowanym do tego miejscu. To jak ważne jest funkcjonalne biuro pokazują badania rynku. Jak wynika z projektu zrealizowanego przez Mikomax Smart Office, dla ponad 70% pracowników w wieku 36 - 45 wygląd i organizacja biura jest ważna, a niemal 40% z nich przyznaje, że wpływa na efektywność działania.

Okazuje się, że na komfort wykonywanych zadań wpływają też tak drobne elementy jak włączenie radia, ponieważ muzyka pozytywnie wpływa na samopoczucie, nie tylko poprawiając nastrój w zespole, ale również tempo wykonywanych zadań. Aranżacja przestrzeni i postawienie roślin czy ramki ze zdjęciami sprawi, że poczujemy się bardziej komfortowo. Praca w biurze ma jeszcze jedną zaletę, która znacząco wpływa na samopoczucie: współpracowników. Mają podobny styl życia, borykają się z tymi samymi problemami i w razie potrzeby mogą służyć pomocą.

Polacy są przepracowani. Przeciętny obywatel naszego kraju spędza ok. 1923 godzin rocznie w pracy. To o niemal 30% więcej niż Niemcy (1371 godzin/rok), a nawet osławieni ze swojego pracoholizmu Japończycy (1729 godzin/rok). Oznacza to, że w gestii zarówno zatrudnionych, jak i menedżerów jest, aby czas spędzony w biurze był satysfakcjonujący, ponieważ szczęśliwy pracownik to wydajny pracownik.