Jak technika GYLIO może ułatwić pracę i życie domowe?
Przyziemne obowiązki zajmują nasz czas i dużo miejsca w naszej pamięci, co negatywnie odbija się na naszej produktywności. Z pomocą pospieszyły australijskie uczelnie, które swoim studentom zaoferowały rozwiązanie tego problemu – technikę GYLIO (Get your life in order), która ma pomóc uporać się nie tylko z piętrzącą się listą zadań.
Planery, samoprzylepne karteczki, notatniki - wszystko to ma służyć uporządkowaniu naszych codziennych obowiązków, które zdają się piętrzyć w nieskończoność. Mimo że ich wykonanie nie zajmuje zazwyczaj dużo czasu.
Uporządkowanie tego ciągu obowiązków, nadanie im właściwych priorytetów, jest strategią, która może wnieść nieco ładu w nasz plan dnia, jak również przynieść spokój ducha.
- Te widma zobowiązań ciążą na każdym z nas - przyznaje w BBC Elizabeth Emens z Columbia University, autorka książki "The Art of Life Admin".
- Jednak w ostatnich latach grupa australijskich uniwersytetów pomagała studentom rozwiązać ten problem poprzez stworzenie dla nich praktyki GYLIO (Get Your Life In Order) - dodała.
GYLIO polega na łączeniu zadań, które możemy wykonać w jeden poranek, dzień lub tydzień, to pozwala z jednej strony nauczyć się ustalania priorytetów, z drugiej zaś uwolnić umysł od myślenia o piętrzących się obowiązkach.
GYLIO to praktyka, w której np. szkoła wyznacza jeden tydzień w każdym semestrze, w którym uczniowie są zachęcani do wzięcia urlopu, celem którego jest nadrobienie wszelkich zaległości, ale również zadań, które nie są związane z nauką, a które okazują się niezwykle rozpraszające.
Ta praktyka ma na celu zmniejszenie czegoś, co naukowcy określają mianem pozostałości, czy też resztki uwagi - stanu wynikającego z nadmiaru zadań i ogólnego braku zorganizowania, prowadzącego do spadku produktywności.
- Skoncentrowanie się na jednym zadaniu, pomaga zredukować ten stan - zapewnia Sophie Leroy, profesor nadzwyczajny na University of Washington. Wyjaśnia, że myślenie o konieczności wykonania wielu zadań i obowiązków dzieli naszą uwagę w sposób, który zmniejsza ogólną wydajność.
- W takim stanie działasz na zwolnionych obrotach, bo część umysłu jest zajęta, co może skutkować tym, że możesz nie być tak wydajny w swojej pracy, możesz nie być tak dobrym słuchaczem, możesz być bardziej przytłoczony, popełniać błędy lub mieć problemy z decyzjami i zdolnością do przetwarzania informacji - tłumaczy.
Poświęcenie kilku chwil na utworzenie listy i zaplanowanie zadań, następnie wyznaczenie jednego dnia lub godziny na ich realizację jest jedną ze strategii radzenia sobie z nadmiarem obowiązków.
- Pytanie o to, jak i kiedy zamierzasz zająć się zadaniem, zmniejsza niepewność i daje nam poczucie sprawczości - mówi Leroy.
Łączenie małych, niezwiązanych ze sobą obowiązków może być użytecznym narzędziem do uporządkowania naszych planów, ale również myśli. Może być też okazją do podziału obowiązków między partnerami.
Jak ta metoda może wyglądać w praktyce? Można zacząć od rzeczy prostych, codziennych. Zadania takie jak płacenie rachunków, zmywanie naczyń, pranie, sprzątanie czy przygotowanie posiłków można włączyć do jednej listy zadań. Następnie wyznaczamy konkretny dzień i czas, jaki na nie poświęcimy.
Zatem może to być poniedziałkowy poranek, kiedy to planujemy, że w ciągu godziny wstawimy pranie, włożymy naczynia do zmywarki, w tym czasie opłacimy rachunki i wytrzemy blaty. Doskonałym rozwiązaniem może okazać się również pogrupowanie zadań w czynności proste, których wykonanie zajmie nam np. 15 minut. Przykładem może być chociażby schowanie ubrań do szafy, złożenie prania - czynności, które nie zajmują wiele czasu, ale z jakiegoś powodu z ich wykonaniem zwykle zwlekamy.
Innym sposobem na wykorzystanie GYLIO może być pogrupowanie zadań od tych najtrudniejszych po najprostsze i nadanie im priorytetu. Tu nie ma wspólnego zdania w kwestii, czy najpierw należy zacząć od zadań najtrudniejszych, czy tych najmniej obciążających, które wymagają najmniejszego zaangażowanie.
Jak wskazują naukowcy na łamach "Harvard Business Review" wykonanie w pierwszej kolejności prostych zadań jest satysfakcjonujące i poprawia naszą zdolność do radzenia sobie z trudniejszymi, ważnymi rzeczami.
- Gdy osiągasz cele, twój mózg uwalnia dopaminę. A ponieważ dopamina poprawia uwagę, pamięć i motywację, nawet osiągnięcie małego celu może skutkować tym, że jesteś bardziej zmotywowany do cięższej pracy - tłumaczą badacze.
