Jak rozmawiać z szefem i przekonać go do swoich racji

Mądry szef, który potrafi przyznać się do błędu, wart jest tyle złota, ile sam waży – przekonują nas trenerzy biznesu. Jednak bez względu na to, jakiego masz przełożonego, w dyskusjach z nim zawsze wskazana jest dyplomacja. Obowiązuje prosta zasada: wchodzimy w spór wtedy, gdy jesteśmy przekonani, że mamy słuszność, a decyzje szefa nie przyniosą firmie korzyści, a nawet mogą jej zaszkodzić. Jednak niestety, sama racja rzadko wystarcza. Jak zatem postępować, żeby negatywne emocje nie zdominowały rozmowy?

Nie wierz tym, którzy twierdzą, że szefa trzeba obłaskawić, a dopiero potem podjąć trudne rozmowy. Nie zasypuj go komplementami tylko po to, by się za chwilę postawić. Jeśli stosujesz się do zasad dobrego wychowania, zachowujesz dystans, który także zwierzchnikowi nie pozwala na spoufalanie się. I ewentualne wyładowanie złości na tobie, jeśli rozmowa nie idzie po jego myśli.

Przede wszystkim nie stawiaj sobie jednak za punkt honoru przekonania szefa, że jest w błędzie. Nie chodzi bowiem o to, by za wszelką cenę postawić na swoim. Twoim obowiązkiem jako pracownika powinno być dostarczenie mu informacji niezbędnych w wy- borze najlepszej strategii. Kluczem do sukcesu jest logiczne przedstawienie swojego punktu widzenia. Dlatego nie myśl o szefie jak o człowieku, który znajduje się po drugiej stronie barykady.

Potraktuj go jak członka zespołu, osobę, z którą łączy cię przecież wspólny cel. Musisz jednak zawsze pamiętać, że to on jest generałem, a ty doradcą i ostateczne decyzje należą do niego. Zanim zabierzesz głos w dyskusji, najpierw wysłuchaj spokojnie tego, co szef ma do powiedzenia.

Naturalną reakcją człowieka jest wzajemność. Jeżeli więc rozmówca poczuje, że jego argumentacji słuchałaś z uwagą, będzie bardziej skłon- ny wysłuchać ciebie. Postaraj się jednak, by w twoim podejściu nie było lekceważenia i manipulacji, tylko autentyczny szacunek. Dlatego nie myśl: „Dobra, dam ci się teraz wygadać dla świętego spokoju”.

Spróbuj zrozumieć jego motywy i tok rozumowania. W tym celu zadawaj pytania podyktowane dobrą wolą i ciekawością. A nuż okaże się, że nabierzesz wątpliwości co do własnej oceny? Nie wykluczaj tego z góry! Nie zapominaj także, że przełożony z racji zajmowanego stanowiska dysponuje o wiele szerszą wiedzą. Zapewne wie o rzeczach, o których nie masz pojęcia, a które zmieniają sytuację.

Aby być bardziej przekonującą, zrezygnuj ze słów: „błąd”, „nie zgadzam się”, „mylisz się”, „zły”. Używaj wyrażeń pozytywnych, np.: „porozumienie”, „sukces”, „kompromis”, „korzyść”. Tam, gdzie to możliwe, mów: „my”, nie „ty” lub „ja”. Unikaj kategorycznych i emocjonalnych stwierdzeń. Bo gdy w ferworze dyskusji podniesiesz głos albo zareagujesz zbyt żywiołowo, to takie zachowanie podważy logikę twoich wywodów.

Zachowując zimną krew, udowadniasz, że jesteś profesjonalistką nastawioną na rozwiązania. Lecz bądź gotowa we właściwym momencie odpuścić. Prezentując własne stanowisko, swoje już zrobiłaś. I nie jest już w twojej gestii, co uczyni szef. Gdy jednak odczuwasz żal, że twoje sugestie nie zostały wzięte pod uwagę, wyobraź sobie, że to on miał rację. To powinno złagodzić rozczarowanie.

Jeśli różnica zdań jest nieunikniona, bądź stanowcza, nie wahaj się. Powiedz np.: „Szefie, możesz mnie zwolnić, ale dalej sądzę, że...”. Pokazujesz w ten sposób, że sporna kwestia jest dla ciebie na tyle ważna, że nie boisz się podjąć ryzyka. Nie martw się, że stracisz w oczach przełożonego. Wartość pracownika, który potrafi grzecznie sprzeciwić się w słusznej sprawie, wzrasta. Tak udowadniasz, że dobro firmy jest dla ciebie priorytetem.

Na zakończenie: zawsze miej na uwadze, że to szef będzie rozliczany z ewentualnej porażki, więc jego odpowiedzialność jest większa.

Krzysztof Korona psycholog, trener biznesu www.psychonet.pl

Olivia: Jak rozmawiać z szefem, gdy jesteśmy pewni, że się myli?

Krzysztof Korona: Ależ szef nigdy się nie myli! A nawet jeśli, to nie znaczy, że mamy mu to udowadniać. Jeżeli wspinamy się po szczeblach kariery, edukowanie go nie jest w naszym interesie.

Taki szef umacnia swoją pozycję lidera, a my nadal tkwimy na swojej posadzie. Lepiej wykazać się swoimi kompetencjami wtedy, gdy chcemy udowodnić komuś wyżej, że bylibyśmy lepszym kierownikiem niż nasz przełożony.

Ale czy to znaczy, że mamy wykonywać wszystkie, nawet najgłupsze polecenia? Przecież to niewolnictwo...

Podpisując umowę o pracę, akceptujemy fakt, że mamy spełniać polecenia przełożonego. Zwierzchnik ma niejako rację z założenia. Chyba że naraża na szwank nasze zdrowie psychiczne lub fizyczne, dobra osobiste albo narusza przepisy prawa. Czyli pracownik fizyczny powinien zaprotestować, gdy kierownik każe mu np. pracować na maszynie z wadliwą instalacją elektryczną, pielęgniarka powinna zwrócić uwagę chirurgowi, że zostawił nożyczki w brzuchu pacjenta, a księgowa odmówić wystawienia „lewej” faktury.

Pamiętajmy też, że nad naszym szefem jest zawsze jakiś kierownik, wyżej dyrektor, jeszcze wyżej właściciel czy rada nadzorcza, a my nie mamy informacji, jakie decyzje oni podjęli. Może wytyczne, które wydają się nam nieodpowiednie, zapadły wyżej. Dlatego szef, który ma więcej wiedzy, ma zawsze rację!