Jak napisać reklamację?
Reklamacja to nic innego jak żądanie klienta skierowane do sprzedawcy lub wykonawcy jakiejś usługi w związku z niezadowalającą jakością towaru lub usługi. Przykładem reklamacji może być wykaz defektów zakupionego towaru np. butów, odzieży czy reklamacja odnośnie wycieczki turystycznej, błędów w rachunku itd. Jak pisać reklamację? Co w niej zawrzeć? Wszystkie potrzebne wskazówki znajdziecie poniżej.
Co składa się na reklamację?
Jeśli chcesz przygotować pisemną reklamację, pamiętaj, że nie musi być ona długa. W zasadzie wystarczą dwa akapity. Już na początku wyjaśnij przyczynę reklamacji, a następnie poproś o konieczne działanie naprawcze np. o wymianę towaru lub usunięcie usterek. Kończąc, pamiętaj, aby zapisać, że adresat jest zobligowany do spełnienia żądań.
Wskazówki do sporządzania reklamacji
Gdy przygotowujesz pismo reklamacyjne, pamiętaj, aby przy jego redagowaniu opierać się na kilku wskazówkach.
Przede wszystkim opis reklamowanego przedmiotu powinien być prawdziwy i precyzyjny. Konieczne jest także odwoływanie się do przepisów, a nie do swoich emocji, którymi adresat może się wcale nie przejąć. Dlatego zanim przystąpisz do pisania pisma reklamującego, dobrze jest zapoznać się z uprawnieniami konsumenta.
Układ pisma reklamującego
Pismo reklamujące w układzie graficznym w zasadzie nie różni się od innych pism przez nas przygotowywanych. Musi zawierać nazwę miejscowości oraz datę jego sporządzenia. W lewym górnym rogu umieść swoje dane, czyli dane nadawcy (imię, nazwisko, adres, numer telefonu), a na środku strony zapisz dokładne dane adresata: instytucji lub osoby, do której kierujesz swoją reklamację. Następnie zapisz punkt "dotyczy" i precyzyjnie określ sprawę. Jeśli reklamujesz np. jakąś usługę, podaj jej numer itp.
Kolejna sprawa to powód złożenia reklamacji, dokładny opis nieprawidłowości i poniesionej szkody. Kiedy już rzetelnie opiszesz swój problem, zawnioskuj o sposób naprawy reklamowanej przez siebie rzeczy lub usługi. W tym miejscu możesz poprosić o zwrot, wymianę lub naprawę. Najczęstszym błędem jest żądanie zwrotu gotówki, szczególnie wtedy, gdy nie ma się do tego podstaw. Na końcu pisma poproś o reakcję adresata na swój problem oraz wpisz opcjonalny termin, w którym sprawa powinna być załatwiona - tak, abyś był zadowolony. Zakończ złożeniem podpisu. Możesz także dopisać adnotację o załącznikach, jeśli takowe dołączysz do pisma.
Uwaga, nawet jeśli przygotowujesz pismo reklamacyjne na komputerze, odręcznie je podpisz.
Gotowe pismo reklamacyjne
Gdy już przygotowałeś pismo reklamacyjne, wystarczy złożyć je u sprzedawcy lub wykonawcy usługi. Możesz to zrobić osobiście albo wysłać pismo pocztą, najlepiej listem poleconym - za potwierdzeniem odbioru. Kopię pisma dobrze jest zostawić dla siebie. W ciągu czternastu dni od dnia odebrania przez adresata powinieneś otrzymać odpowiedź.
Co jest podstawą złożenia reklamacji?
Reklamację można złożyć na podstawie:
- przepisów prawa, czyli rękojmi za wady fizyczne lub prawne. Inaczej mówiąc, reklamację składa się z tytułu niezgodności towaru z umową. Te przepisy mają zastosowanie zawsze i sprzedawca jest prawnie zobowiązany, aby ich przestrzegać. Taką reklamację składa się zawsze u sprzedawcy i nazywa się ją reklamacją z tytułu rękojmi.
- inną podstawą do złożenia reklamacji jest gwarancja producenta, jeśli oczywiście producent taką gwarancję wystawił. Producent nie ma w tym względzie obowiązku, a jeśli to robi, wynika to jedynie z jego dobrej woli. W tym przypadku reklamację kieruje do producenta i nazywa się ją reklamacją z tytułu gwarancji.
Formularze pism reklamacyjnych
Jeśli nie jesteś zbyt dobry w tworzeniu dokumentów lub gdy po prostu nie lubisz ich sporządzać, możesz skorzystać z gotowych formularzy reklamacyjnych dostępnych w internecie. Wzory reklamacji są często darmowe i skonstruowane tak, byśmy mogli w odpowiednio zaznaczonych oknach wpisać poszczególny opisy reklamowanego przedmiotu.
