O czym pamiętać podczas pisania oficjalnych e-maili?

Jeśli piszemy oficjalne maile, zależy nam, żebyśmy byli postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne. Tak samo powinien brzmieć również nas adres e-mail oraz wiadomość, którą piszemy. Jednak nierzadko zdarza się, że wysyłamy oficjalnego maila z adresu, który brzmi infantylnie, ponieważ zakładaliśmy w wieku kilkunastu lat. Jest to jedno z największych faux pas, jakie możemy popełnić podczas formalnej korespondencji. Najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie nazwanie adresu e-mail swoim imieniem i nazwiskiem. Wówczas, wiadomo będzie z kim odbiorca ma do czynienia, a nieprofesjonalnie nazwany adres e-mail nie wzbudzi u niego niepożądanych odczuć i nie postawi nas w złym świetle.

Nie pomyl adresu odbiorcy

Każdemu z nas zdarzają się czasami pomyłki. Nikt nie jest przecież idealny. Jeśli jednak piszemy oficjalnego maila, starajmy się nie rozpraszać, by nie popełnić gafy. Jedną z najczęściej spotykanych pomyłek jest wysłanie wiadomości pod nieprawidłowy adres. Pamiętajmy zatem, by dokładnie przepisać adres odbiorcy w polu do tego przeznaczonym. Po wpisaniu warto sprawdzić go jeszcze kilka razy, by upewnić się, że jest poprawny.

Kolejnym puntem, o którym musimy pamiętać podczas pisania oficjalnych maili jest odpowiednio zatytułowana wiadomość. Podanie tematu wiadomości jest wyjątkowo ważne z punktu widzenia odbiorcy. Jej celem może być po pierwsze zasygnalizowanie adresatowi na jaki temat chcemy prowadzić korespondencję. Po drugie, temat wiadomości przypomina również wątki, które są w niej poruszane. Należy pamiętać, że w przypadku oficjalnych maili niedopuszczalne jest wysyłanie wiadomości bez uwzględnienia jej tematu.

Nie zapomnij o formule grzecznościowej przy powitaniu

W przypadku nieoficjalnych maili najczęściej używamy mniej grzecznościowych zwrotów niż w wiadomościach formalnych. Do bliskich nam osób piszemy zazwyczaj po imieniu, albo używamy popularnych sformułowań na powitanie. W oficjalnych e-mailach nie możemy sobie na to pozwolić. Rozpoczynając taką wiadomość, trzymajmy się raczej typowo formalnych zwrotów: "Szanowna Pani", "Szanowny Panie, "Szanowna Redakcjo", etc. Najczęściej popełnianym błędem w rozpoczęciu oficjalnych maili jest użycie słowa „witam”. Pisząc oficjalne wiadomości, zdecydowanie powinniśmy o nim zapomnieć! Warto pamiętać, że po każdym zwrocie powitalnym należy postawić przecinek.

Jeśli wyczujesz, że odbiorca twoich maili w kolejnych wiadomościach wyraża ochotę na zmianę stylu wymiany korespondencji na bardziej luźny, możesz posługiwać się wtedy powszechnie używanymi zwrotami.

Emotikony umilają konwersację, ale na pewno nie sprawdzają się w oficjalnych wiadomościach. Można powiedzieć, że w takich przypadkach są wręcz zakazane. Pierwotnie ich użycie było przewidziane wyłącznie dla komunikatorów internetowych i czatów. Pamiętajmy, by w oficjalnych mailach ich nie zamieszczać.

Zakończenie maila

Pożegnanie w oficjalnym mailu, podobnie jak przywitanie, powinno być utrzymane w poważnym tonie, wyrażającym szacunek do odbiorcy. Zwroty typu: „Z wyrazami szacunku” czy „Z poważaniem” są jak najbardziej trafione. Jeśli przejdziesz ze swoim rozmówcą na bardziej zażyły etap znajomości, możesz używać sformułowań: „Pozdrawiam”, „Serdeczności” czy „Z pozdrowieniami”. Pamiętaj również, że po pożegnaniu (inaczej niż po przywitaniu) nie stawiamy przecinka. Jest to jeden z najczęściej popełnianych błędów w wymianie wiadomości pocztą elektroniczną.

Twój e-mail będzie zupełnie inaczej postrzegany, jeśli zadbasz o estetyczne formatowanie tekstu. Pamiętaj, by jego czcionka była jednolita, raczej stonowana i nie rzucała się za bardzo w oczy. Wiadomość, którą wysyłasz ma być przejrzysta, zrozumiała i starannie sformatowana! Estetyczna prezencja wiadomości to, oprócz poprawności językowej i formy tekstu, podstawa dobrze napisanego maila.

Odpowiadaj na maile systematycznie

W oficjalnej korespondencji ważny jest również czas odpowiadania na wiadomości. Oczywistym jest, że nie może być on zbyt długi. Spóźniona odpowiedź na maila jest postrzegana ze strony doświadczonego korespondenta jako faux pas. Pamiętaj zatem, by na taki rodzaj wiadomości odpowiadać sprawnie i szybko, zachowując klasę i szacunek do rozmówcy.

W czasach, gdy jesteśmy zmuszeni do ciągłej wymiany oficjalnych maili, musimy znać podstawy ich tworzenia. Pamiętajmy więc, by ich przestrzegać. Odpowiednio przeprowadzona korespondencja mailowa może pomóc nam w osiągnięciu zamierzonych celów, np. w dostaniu pracy, dogadania świetnego kontraktu lub umówienia się na ważną rozmowę, która zadecyduje o naszej przyszłości.