Jak się zorganizować w pracy, żeby ze wszystkim zdążyć
Rano wydaje ci się, że masz mnóstwo czasu. Ale godziny mijają i znowu się nie wyrabiasz. Co zrobić, żeby nie tracić cennych minut w biurze?
Znasz to uczucie, kiedy zbliża się piętnasta, a ty nie zrealizowałaś nawet połowy planów na dziś? No cóż, gorsze chwile ma każdy, ale jeśli takie sytuacje często ci się zdarzają, lepiej to zmienić. Uwierz, jest możliwe, żebyś nie tylko zdążyła ze wszystkim na czas, ale złapała również chwilę oddechu.
Nowe nawyki krok po kroku
Start jest najważniejszy: Każdy ma rytuał, którym miło rozpoczyna dzień w biurze. Niektórzy piją kawę, inni przeglądają gazety lub zaglądają do koleżanki z sąsiedniego pokoju. Nie namawiamy cię, żebyś zrezygnowała z tych zwyczajów, ale warto, żebyś wiedziała, ile czasu na nie przeznaczysz i nie przekraczała tego limitu.
Tak samo, jak poranne słanie łóżka jest bodźcem do działania (dzięki temu więcej udaje się później zrobić), tak szybkie zabranie się do pracy narzuci ci od początku dobre tempo.
Rano jesteś wypoczęta, więc do dwunastej na jedno zadanie przeznaczasz 20 proc. czasu mniej niż po południu. Dlatego, po szybkiej kawie, po prostu zasiądź do biurka.
Podziel duże zadanie na kilka mniejszych: Kiedy ogrom obowiązków cię przytłacza, możesz czuć pokusę odkładania ich w nieskończoność. A im dłużej zwlekasz, tym ciężej ci się do nich zabrać. Dlatego zamiast myśleć, ile masz do zrobienia, podziel pracę na łatwiejsze etapy.
Gdy przygotowujesz raport, najpierw zgromadź potrzebne dane w jednym miejscu. Potem wybierz w komputerze program, w którym będziesz pracować itd. Dziel tak do chwili, w której zadania wydadzą ci się dziecinnie proste. Wtedy nawet skomplikowane przedsięwzięcie przestanie cię przerażać.
Pilnuj czasu: Do każdego etapu ustal jeszcze termin jego wykonania. Z góry oceń np., ile zajmie ci odpowiedź na e-maile. Gdy uznasz, że kwadrans, dodaj do tego parę minut zapasu. Tak narzucisz sobie dyscyplinę i mądrze rozłożysz pracę.
Metoda "a co, jeśli...": Zastanów się, co cię zwykle rozprasza i odwraca twoją uwagę. Potem zaplanuj, co zrobisz, gdy ta pokusa znowu się pojawi. Na przykład: "Jeśli zadzwoni przyjaciółka, napiszę jej SMS, że oddzwonię wieczorem" albo: "Jeśli koleżanka będzie wyciągać mnie na kawę, powiem, że pójdę dopiero, jak opiszę fakturę". Dzięki temu wyrobisz sobie zwyczaj odmawiania.
Nie zapominaj o relaksie: Nasz umysł jest, niestety, tak skonstruowany, że nie potrafi maksymalnie skupić się na niczym dłużej niż przez 50 minut. Po tym czasie, nawet gdy jesteś w coś bardzo zaangażowana, twoja uwaga słabnie. Nie ma sensu siłą zmuszać się do koncentracji, lepiej poddać się naturalnemu rytmowi.
Po godzinie, półtorej wytężonego wysiłku, zrób przerwę. Wstań na chwilę, pójdź do kuchni, choćby na pięć minut. Świetnie, jeżeli możesz wyjść na świeże powietrze, np. do sklepu. Przekonasz się, że wrócisz do biura z nową energią.
Maria Barcz
Nasz ekspert: Sławomira Rozbicka, www.wsparciepsychologiczne.pl
