Komunikacja a pisanie maili — jak pisać profesjonalne wiadomości?

Konkretny, jasno określony temat potrafi wpłynąć na decyzję, czy odbiorca otworzy twoją wiadomość, czy też nie. Z tego względu tak ważne jest, aby zawierał absolutną esencję tego, co chcesz przekazać. W przeciwnym wypadku odbiorca może go zwyczajnie zignorować, a w najgorszym - usunąć wiadomość. Jaki więc powinien być temat? Przede wszystkim zastanów się, po co w zasadzie piszesz do tej osoby i co chcesz od niej uzyskać. To na tobie spoczywa odpowiedzialność, aby możliwie klarownie przedstawić powód, dla którego się kontaktujesz. Jeśli chcesz wręczyć swojemu stałemu klientowi dodatkową zniżkę na swój asortyment, warto pomyśleć o temacie takim jak: 

• Specjalna zniżka 30% na kolejne zamówienia 
• Promocja 30% na higienizację jamy ustnej 

W przypadku, gdy chcesz np. przypomnieć się z płatnością za ostatnie zlecenie, możesz użyć jednego z poniższych tematów: 

• Przypomnienie o płatności za Czerwiec 2022 
• Płatność za audyt strony www.meblenawymiar.pl 15.08.2022

Dlaczego to takie ważne? Pojawienie się twojej wiadomości e-mail na skrzynce pocztowej, przypomina wtargnięcie do czyjegoś biura, kiedy odbiorca ewidentnie jest zajęty czymś innym niż pisanie maili. W skrócie — wysyłając wiadomość e-mail, zmuszasz kogoś do przerwania robienia czegoś, czym jest teraz pochłonięty i zajęciem się twoją wiadomością. Czas jest obecnie nadrzędnym dobrem, bo nie da się go "odrobić". Po prostu nie da się odzyskać raz zmarnowanej minuty czy godziny. Dlatego, jeśli już chcesz, aby ktoś faktycznie przerwał wykonywaną czynność i zainteresował się twoją wiadomością to spraw, aby po jej przeczytaniu faktycznie miał poczucie, że warto było to zrobić. Jednakowo w temacie samej wiadomości, a nawet w stopce (!!), staraj się dostarczać argumentów, dla których twój odbiorca powinien zapoznać się z informacjami, które przesyłasz. Żeby tak się stało, przeplataj korzyści, które niesie twoja wiadomość. Nawet w przypadku przypomnienia o zaległej płatności, zawrzyj w wiadomości jedno — dwa zdania, np.  Kontaktuje się z Panem, ponieważ chciałem jedynie przypomnieć o zaległej płatności. W załączniku przesyłam fakturę oraz informacje na temat zlecenia, aby miał Pan wszystko w jednym miejscu.  W ten sposób pokazujesz, że naprawdę zależy Ci na odbiorcy i na tym, aby możliwie łatwo mógł zapoznać się ze szczegółami płatności i szybko jej dokonać. 

Granica między sprawianiem wrażenia miłej, serdecznej osoby, a daniem do zrozumienia, że nie traktujesz kogoś poważnie, jest naprawdę cienka. Aby mieć pewność, że sposób, w jaki komunikujesz się ze swoimi klientami i kontrahentami, jest profesjonalny, wystarczy, że na początek będziesz trzymać się kilku zasad:  - Zaczynaj wiadomości od przywitania się. Najbezpieczniej jest użyć sformułowań takich jak "Dzień Dobry" lub "Dzień Dobry Pani/Panie XYZ". W ten sposób zachowujesz profesjonalizm, a z drugiej strony nieco "ocieplasz" wiadomość.  - Ostrożnie z zawodowym żargonem. W tym przypadku wszystko sprowadza się do tego, z kim masz do czynienia. Jeśli mówimy o twoim kliencie lub kontrahencie, który ma prawo nie posługiwać się żargonem, wówczas lepiej odpuścić branżowe słownictwo. W sytuacji, gdy wymieniasz wiadomości z kolegą po fachu - jest ono jak najbardziej dozwolone.  - Powstrzymaj się od neologizmów. Konkretnie chodzi o słowa z języka potocznego, które można spotkać w slangu młodzieżowym lub na stronach z prześmiewczymi obrazkami (np. demotywatory.pl, kwejk.pl itp.). Pamiętaj, że po drugiej stronie ekranu może być osoba starsza lub taka, która zwyczajnie nie posługuje się takim językiem. W takiej sytuacji stosowanie neologizmów może spotkać się z niezrozumieniem lub być odebrane, jako brak szacunku.  - Pamiętaj o zakończeniu. Na koniec wiadomości zawsze warto dodać zdanie zachęcające do zadawania pytań lub po prostu - do kontaktu. Szczególnie istotne jest to w przypadku rozmowy z klientami, kiedy powinno Ci zależeć, aby mieć z nimi bliskie relacje. Często można spotkać zakończenia typu "Z poważaniem" lub "Z wyrazami szacunku". Są one jak najbardziej poprawne, o ile faktycznie żywisz aż tak ciepłe uczucia do osoby, z którą dopiero zaczynasz budować relację. Jeśli zależy ci na czymś bardziej uniwersalnym, warto kończyć wiadomość po prostu zwrotem "Pozdrawiam". 

Zdziwisz się, jak ogromną różnicę potrafi zrobić profesjonalny adres e-mail. Zróbmy szybki eksperyment. Zapoznaj się z poniższymi adresami i wskaż, który z nich bardziej kojarzy ci się z wiarygodną firmą, która już istnieje kilka lat na rynku?  adam.nowak.dratex@interia.pl  adam.nowak@dratex.pl   Najprawdopodobniej wskażesz ten drugi. Dzieje się tak, ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni, że pisanie maili z adresu we własnej domenie kojarzy się z posiadaniem firmy, która już ma wypracowaną pozycję na rynku. Co najbardziej istotne - jesteśmy bardziej skorzy skorzystać z usług takiej firmy lub zakupić u niej produkt. Rozwój technologiczny umożliwia kupno i rejestrację domeny wraz ze skrzynką mailową już od kilku złotych. Interia Pakiet dla Firm daje taką możliwość, a dodatkowo możesz dodać do 5 skrzynek e-mail dla pracowników i postawić prostą stronę www samodzielnie, bez potrzeby wsparcia programisty. Już za 29 zł/ pierwszy rok możesz stać się posiadaczem własnej domeny (np. imię.nazwisko@twojanazwa.pl). Za każdy kolejny rok zapłacisz 99 zł. 

W dobie mediów społecznościowych pisanie maili z wykorzystaniem obrazków staje się coraz częściej spotykaną praktyką. Dzieje się tak, ponieważ obraz wyraża więcej niż tysiąc słów. Co więcej, stosowanie emotikon bardzo dobrze przyjęło się w komunikacji między pracownikami, szczególnie jeśli w firmie używa się komunikatorów, takich jak Microsoft Teams albo Skype. Czy w takim razie można używać zabawnych obrazów (tzw. memy) oraz emotikony w rozmowie z obecnymi lub potencjalnymi klientami? To zależy. Najłatwiej omówić to zagadnienie na konkretnych przypadkach:  - Pierwszy kontakt. Jeśli to twój pierwszy kontakt z daną osobą, bez względu czy to obecny, czy potencjalny klient, warto powstrzymać się od używania emotikon. Musisz pamiętać, że masz do czynienia z kimś, kogo nie znasz i może się okazać, że dla odbiorcy używanie prześmiewczych obrazków, świadczy o braku szacunku. W pierwszych wiadomościach warto postawić na profesjonalny, ale i miły ton wypowiedzi.  - Osoba, z którą wymieniamy wiadomości e-mail. W tym przypadku sprawa jest troszkę bardziej skomplikowana. Jeśli rozmawiasz z klientem, który zwrócił się do ciebie z problemem i sytuacja jest dość "napięta", wówczas warto sobie darować używanie emotikon i śmiesznych obrazków. Użycie ich może świadczyć o twoim niepoważnym stosunku do trudności klienta, co może pogrzebać szanse na zbudowanie z nim dobrej relacji. W przypadku, gdy klient sam zaczyna używać emotikon i zasadniczo atmosfera w wymianie wiadomości jest przyjemna, wówczas możesz sobie pozwolić na nieco mniej formalną komunikację. 

Jeśli używasz poczty w celach zawodowych (posiadasz własną działalność), musisz skonfigurować własną stopkę. Stopka to tekst wyświetlający się w dolnej części wiadomości. Najczęściej jest wykorzystywana do:  

• umieszczenia danych kontaktowych, 
• zaprezentowania działalności, 
• promocji najnowszych produktów lub usług, 
• komunikacji ważnych wydarzeń (np. uczestnictwo w targach branżowych) 

Stopka posiada ogromny potencjał, ponieważ za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość do swojego przyszłego klienta, widzi ją i w ten sposób możesz zupełnie za darmo zakomunikować dodatkowe informacje, a nawet zachęcić do zakupu produktu bądź skorzystania z usługi.

Prawdziwego mężczyznę poznasz po tym, jak kończy, a nie jak zaczyna. Pisanie maili również opiera się na tej zasadzie. Sposób, w jaki żegnasz się ze swoim rozmówcą w wiadomości elektronicznej, zapada w pamięć, dlatego warto zrobić wszystko, aby pozostawić jak najlepsze wrażenie. Jak to zrobić? Możesz dodać jedno ze zdań poniżej, np.  - W razie pytań, pozostaję do dyspozycji, - W razie trudności, proszę o kontakt, - Pozostańmy w kontakcie.  W ten sposób pokazujesz, że zależy ci na ciągłości korespondencji, co świadczy o szczerej trosce o osobę, z którą wymieniasz wiadomości e-mail. To szczególnie ważne, kiedy jesteś w kontakcie z potencjalnym lub obecnym klientem i zależy ci na możliwie serdecznej relacji z nim. Profesjonalne zakończenie wiadomości również świadczy o twojej firmie, a konkretnie - jakie wartości wyznaje i jak bardzo ważny jest dla niej klient. Umiejętność dopracowania tego typu szczegółów przekłada się długoterminowo na lepsze relacje oraz współpracę.